google-site-verification: google101bc51642bac903.html
locatie ag-zaalhuur
06 juni 2017

succesvol-vergadering-eindhoven

10 tips voor een succesvolle vergadering

Helaas wordt een vergadering vaak ervaren als verloren tijd . Dat is natuurlijk geen prettig idee als je de opdracht hebt om een vergadering te organiseren. Als mensen zich niet betrokken voelen en de vergadering ervaren alsof hun tijd wordt verdaan dan kunnen de gevolgen dramatisch zijn. Maar liefst 74% van de vergaderaars beschrijft een vergadering als “saai, niet leidend tot resultaat en niet-productief”.

Bewaren

Niet vergaderen is echter geen optie. De meeste vergaderingen, of het nu met medewerkers, partners of klanten is, dienen een belangrijk (bedrijfs-)doel. Dus als je nadenkt over ‘verloren tijd en energie’ dan sta je er misschien voor open om eens een nieuwe vergaderstrategie te volgen. Hierbij 10 tips om je vergadering, studiedag of trainingsbijeenkomst naar een hoger niveau te tillen.

1. Weet wat je doel is

Een van de belangrijkste redenen waarom vergaderen als verloren tijd wordt ervaren is omdat er geen duidelijk doel is vastgesteld. Zorg er dus voor dat de gespreksleider het doel helder en accuraat kan formuleren en stel vooraf een agenda vast.

2. Betrek de juiste personen

Of je het doel van de bijeenkomst kunt realiseren hangt nauw samen met het aanwezig zijn van de juiste personen of het juist niet-aanwezig zijn van bepaalde personen! Te veel koks in de keuken verpesten het eten. Dit geldt ook voor een bespreking. Dus wees selectief en nodig alleen personen uit die echt relevant zijn om het doel van de vergadering te kunnen realiseren.

3. Benoem individuele rollen en verantwoordelijkheden

Goede gespreksleiders maken de basisregels duidelijk en zorgen ervoor dat iedereen zich daaraan houdt. Veel bedrijven hanteren een bepaald groepsbeslissingsproces.

4. Let op de tijd

Zowel de gespreksleider als de deelnemers moeten de tijdverdeling respecteren en er voor zorgen dat een vergadering op tijd begint en eindigt op de afgesproken tijdstip.

5. Verander eens van locatie

Week na week vergaderen op dezelfde plek vergaderen is op een gegeven moment geestdodend. in steeds terugkerende vergaderingen. Breng nieuw leven in de brouwerij en activeer de deelnemers door de omgeving te veranderen. Het kan zo simpel zijn als het veranderen van de ene interne vergaderruimte naar een andere. Misschien breek je geheel uit de bestaande sleur en vergader je extern. Een professor op de universiteit nam zijn studenten mee naar Burger King en het gezelschap hield ter plekke drie uur lang een werksessie. Dit doorbrak de monotonie van het bijeenkomen in de klas en zo ontstond er een intensere samenwerking. Tja, AG-Zaalverhuur serveert geen hamburgers en milkshakes, ze hebben wel een eigen keuken en als je de kok lief aankijkt kookt hij alles wat je wenst.

6. Pas op voor ‘death by PowerPoint’

Sommige bedrijven hebben het gebruik van PowerPoint in vergaderingen verbannen. Zo ver zou ik niet willen gaan. Er kan een tijd en plek zijn voor een PPT. Dia’s kunnen een bespreking productiever en meer doeltreffend maken. Maar laat de gespreksleider checken of de ppt-dia’s echt nodig zijn.

7. Educatie of Entertainment

Een externe spreker kan deelnemers nieuwe ideeën geven over hoe ze een project op een andere manier kunnen benaderen. En hen inzichten geven vanuit een ander perspectief waar ze nog niet over hadden nagedacht. Ook entertainment is een goeie manier om zware of taaie vergaderingen interessanter te maken, om meer onderlinge betrokkenheid te creëren en een sterkere band tussen de deelnemers te creëren.

8. Er gaat niets boven een face-to-face bespreking

De meest productieve bespreking is en blijft een vergadering waarbij de deelnemers in persoon aanwezig zijn. De persoonlijke interactie schept vertrouwen en er kunnen sneller afspraken worden gerealiseerd. Voor wie dan toch echt niet in persoon aanwezig kan zijn of maar voor een gedeelte biedt het toevoegen van een conference call een oplossing. AG-Zaalverhuur biedt deze mogelijkheid.

9. Sluit de laptops

Deelnemers die hun laptop hebben open geklapt tijdens de vergadering zijn sneller afgeleid en raken minder betrokken. Zelfs als ze betrokken zijn dan blijkt uit studies dat degene die een laptop gebruikten tijdens een bijeenkomst slechter hebben onthouden wat er is besproken. Ook waren ze minder in staat om de complexe ideeën en problemen die werden besproken te begrijpen. Daarom, behalve degene die het verslag van de bespreking maakt, laptops dicht.

10. Bepaal actiepunten en deel verantwoordelijkheden

Een vergadering is pas echt geslaagd als duidelijk is wat er is besloten, wat de actiepunten zijn en wie daar voor verantwoordelijk zijn in het vervolgtraject. Hier ligt een belangrijke taak voor de gespreksleider maar ook voor degenen die de vergadering hebben georganiseerd. Stuur na de bespreking aan alle betrokkenen een email met een kort verslag. Dit zal helpen om dat wat is besproken en is besloten ook daadwerkelijk om te zetten acties en resultaten.

 

Met deze 10 tips ben je er klaar voor om jouw vergaderingen naar een hoger niveau te tillen en kun je diegene die zeggen dat vergaderen verloren tijd is overtuigen van hun ongelijk!

Verander eens van locatie

AG Zaalverhuur in Eindhoven biedt een bijzondere locatie. De authentieke villa beschikt over 9 verschillende vergaderruimtes. De zalen zijn uitermate geschikt voor het geven van trainingen, cursussen of andere bijeenkomsten. Vraag vrijblijvend een prijsopgave aan.

AG ZAALVERHUUR IN BIJZONDERE AMBIANCE