google-site-verification: google101bc51642bac903.html
locatie ag-zaalhuur
16 november 2017

vergaderaars schudden elkaar de hand

6 tips voor de beste vergaderlocatie

Je bent op zoek naar een goede vergaderlocatie. Voordat je een boeking maakt zoek je het hele internet af. Aanbod genoeg. Maar wat is eigenlijk belangrijk, waar moet je op letten? Hoe voorkom je teleurstellingen en zorg je ervoor dat je de juiste vergaderruimte reserveert? Lees snel verder en ontdek waar je op moet letten voordat je een vergaderruimte boekt.

1. Zaal

Het is van belang dat de zaal of ruimte de juiste sfeer heeft. Dat de ambiance je aanspreekt. Kijk dus goed naar de foto’s. Voldoet de zaal aan je verwachting? Ziet de vergaderruimte er zakelijk uit, modern, of juist een warm en gezellig? Is het een inspirerende ruimte? Is de inrichting gedateerd? Exclusief? Wat vind je zelf hoe de zaal er uit zou moeten zien? Vind je het prettig als er daglicht naar binnen komt? Moet de zaal verduisterd kunnen worden voor projecties van presentaties? Hoe groot moet de zaal zijn? Hoeveel mensen komen naar de vergadering? Is de vergader-opstelling te wijzigen? Wil je bijvoorbeeld vergaderen in een u-opstelling, carré-vorm of in een theateropstelling? Allemaal zaken die van belang zijn voor de juiste keuze.

2. Locatie

Niet alleen de zaal of de vergaderruimte is belangrijk. De locatie is zeker zo belangrijk. Zijn er voldoende parkeermogelijkheden in de buurt. Moet daarvoor betaald worden of is parkeren gratis. Is er misschien (gratis) parkeergelegenheid op de locatie zelf? Is de vergaderlocatie makkelijk bereikbaar met de bus of de trein. Hoe ver is het station? Als mensen met de trein komen willen ze liever niet nog eens met de bus voordat ze er zijn. Roken. Niet iedereen rookt meer, maar de mensen die roken willen liever niet weggestopt worden in een obscuur hoekje waar ze in de wind en de regen staan. Let dus op of hiervoor iets geregeld is.

3. Catering

Hoe zit het met de catering? Is er catering mogelijk of moet je daar zelf voor zorgen? Als er catering is, spreken we dan over standaard broodjes of kun je kiezen? Beschikt de vergaderlocatie misschien over een eigen keuken waardoor speciale wensen kunnen worden ingevuld of iets speciaals kan worden klaargemaakt? Soms moet voor koffie, thee en water apart worden betaald. Let dus op of de zaal inclusief wordt verhuurd.

4. Apparatuur

Bij een vergadering wordt soms een filmpje vertoond, of een (PowerPoint)presentatie gegeven. Dan heb je een zaal nodig met een beamer en een scherm. En de nodige kabeltjes om je laptop of andere (audio)apparatuur aan te sluiten. Vaak moet er verbinding worden gemaakt met internet en heb je een zaal nodig met een goede en betrouwbare Wifi verbinding. Check of de vergaderlocatie beschikt over dit soort faciliteiten en of hiervoor extra moet worden betaald. Ook al gaat het enkel over het gebruik van een simpele flip-over.

5 Vergaderruimtes

Voor sommige vergaderingen wil je dat er na het plenaire deel verschillende groepjes worden gevormd om zaken door te nemen of zijn er zogenaamde brak-out sessies nodig. Hiervoor heb je aparte vergaderruimtes nodig. Check daarom of er meerdere (kleinere) vergaderruimtes beschikbaar zijn.

Vaak is het ook prettig om halverwege de vergadering even de benen te strekken. Is er een algemene ruimte, eventueel met extra zitjes?

6. Prijs.

Over de prijs hebben we het al even gehad. Het zal duidelijk zijn dat je niet alleen de prijs moet vergelijken, maar ook wat je krijgt voor de prijs. Met deze tips ben je alvast goed voorbereid. Denk tenslotte ook goed na of je gaat voor een persoonlijke ontvangst of juist op wilt gaan in de anonimiteit van een groot complex. Succes met je keuze en kijk op je gemak rond op onze site. Neem rustig contact op als je vragen hebt. Wil je gelijk een scherpe offerte? Vraag dan om een prijsopgave.

Benieuwd hoe onze vergaderzalen eruit zien? Klik hier.

AG ZAALVERHUUR IN BIJZONDERE AMBIANCE